Elevfravær, registrering og etterarbeid

Grunnlaget for registrering og videre arbeid med elevers fravær ligger i

• Forskrift til opplæringslova, § 3-47. Føring av fråvær i vidaregåande opplæring
• Ordensreglement for skolene i Akershus fylkeskommune, § 6 Fravær.

For elever og lærere skjer registrering av fravær og nødvendig etterarbeid i Web-tjenesten Skolearena. Her vil elever til enhver tid ha full oversikt over alt som er registrert i inneværende skoleår og her vil elever selv kunne gjøre sine egne registreringer innen et såkalt tidsvindu på totalt 8 uker, 2 uker fram i tid og 6 uker tilbake i tid.

Faglærers ansvar.

Alle faglærere skal så raskt som mulig etter gjennomført undervisning registrere elever som har vært fraværende fra undervisningen. Med så raskt som mulig regner vi samme dag eller senest dagen etter.

Med fravær mener vi elever som ikke er tilstede og som ikke har avtalt med faglærer at de kan arbeide i det aktuelle faget et annet sted i den aktuelle undervisningstiden.

Kommer elevene mer enn 15 minutter for sent, regnes det som timefravær. Er det mindre enn 15 minutter regnes det som forsentkomming og blir en ordensanmerkning.

Faglærer trenger ikke vite noe om grunnen til fraværet og skal registrere fravær selv om fraværet senere skal omdefineres til ikke-tellende fravær eller kvotefravær.

Fravær fra hel- og halvdagsprøver

Fravær fra prøver er fravær fra faget. Registreringen av elevfraværet kan gjøres av faglærer eller av kontoret. Fraværstiden regnes som den tiden som er satt av til den aktuelle prøven.

Elevens ansvar

Fravær som faglærere har registret blir stående som enkelttimer.

Dersom fraværet faktisk er en hel dag er det elevenes ansvar å legge inn informasjon om at dette var en hel dag. Dette kan eleven gjøre før eller etter at faglæreren registrerer timefravær. På grunn av etterarbeidet som kontaktlærer skal gjøre er det viktig at dette skjer raskt.

Når elevene har lagt inn dagen som en hel fraværsdag, vil alt timefravær som registreres den samme dagen bli stående som en presisering av hvilke fag som eleven var borte i, men disse fraværstimene vil bli stående med Opptelling = Nei og kommer dermed ikke med på vitnemål og annen sluttdokumentasjon. Der er det da dagen som kommer med.

Elevene velger selv om de vil omdefinere f.eks. 4 timers fravær til heldagsfravær.

Eleven anbefales også å legge inn informasjon om fraværet i merknadsfeltet (Ikke i årsak) med den grad av detaljer som eleven velger selv. Slik informasjon er obligatorisk dersom fraværet skyldes en alternativ elevaktivitet som f.eks.

• heldagsprøve når det er kollisjon mellom undervisning i noen fag og heldagsprøve i andre fag.

• ekskursjon når det er tilsvarende kollisjon mellom undervisning i noen fag og ekskursjon i andre fag.

• lokal elevtillitsvalgt på møter med rektor og andre skoleadministrative oppgaver etter avtale med rektor.

• studiedager

Informasjon om grunnen til fraværet vil alltid være en fordel og kan være nødvendig i etterarbeidet som kommer senere.

Kontaktlærers ansvar

For fravær som skyldes alternativ elevaktivitet skal kontaktlærer forandre fraværet fra Opptelling = Ja til Opptelling = Nei. Dersom dette gjelder for et heldagsfravær må det skje etter at elevene har registrert det som en hel dag.

Kvotefravær

I de sentrale forskrifter og i ordensreglementet for Akershus fylkeskommune åpnes det for at inntil 14 dagers fravær ikke skal komme med på vitnemål og annen sluttdokumentasjon. Dette kalles kvotefravær. Det gjelder når fraværet skyldes:  

• helse- og velferdsgrunner

• arbeid som tillitsvalgt

• politisk arbeid

• hjelpearbeid

• lovpålagt oppmøte

• representasjon i arrangement på nasjonalt og internasjonalt nivå

• for elever som er medlemmer av andre trossamfunn enn Den norske kirke kan inntil to dager fravær som er knyttet opp mot en religiøs høytid være med innen kvoten på 14 dager.

Fravær som faller innenfor rammene av kvotefravær, skal bli stående med Opptelling = Ja igjennom hele skoleåret. Ved slutten av skoleåret skal elevene lage en oversikt over det fraværet som eleven mener faller inn under reglene for kvotefravær. Denne oversikten leveres inn sammen med nødvendig dokumentasjon på fraværsgrunnen. Når det gjelder dokumentasjon av helse- og velferdsgrunner er det for dette skoleåret bestemt at elevene selv kan skrive under på årsaken når de er over 18 år ved fraværet. For elever som er yngre er det foreldrene som skriver under. (Her er det - vinteren 2010 - en politisk diskusjon og det kan komme endringer i dette for neste skoleår)

I det skoleadministrative program vil det legges inn et fratrekk for det som den enkelte elev har fått godkjent som kvotefravær. Dermed vil dette fraværet ikke komme med på vitnemål og annen sluttdokumentasjon. Samtidig blir historikken om elevens faktiske fravær tatt vare på.

Opptelling = Nei.

I utgangspunktet legges det inn at alt registrert fravær skal komme med på vitnemål og annen sluttdokumentasjon.

Når elever legger inn heldagsfravær, blir timene den dagen automatisk omdefinert til Opptelling = Nei og kommer ikke med på vitnemål og annen sluttdokumentasjon.

Når kontaktlærer godkjenner fravær som alternativ elevaktivitet, legges det manuelt inn Opptelling = Nei og det aktuelle fraværet kommer ikke med på vitnemål og annen sluttdokumentasjon.

Når eleven har levert oversikt over kvotefravær og denne søknaden er godkjent, blir det lagt inn en korreksjon som gjør at det aktuelle fraværet kommer ikke med på vitnemål og annen sluttdokumentasjon.

Fraværsenheter.

Alt timefravær skal på sluttdokumentasjon føres som timer av 60 minutter, eventuelt som desimalbrøk av slike timer.

Faglærer i Skolearena registrere lengden på de ulike undervisningsenhetene. På Valler er det enkelttimer på 45 minutter, økter eller dobbelttimer på 90 minutter eller fagdag med 6 timer som "henger sammen". Ved overføring til det skoleadministrative program SATS vil dette blir omregnet til desimalbrøk av vanlige klokketimer

• Undervisningstime på 45 minutter = 0,75 time

• Økt på 90 minutter = 1,50 time

• Fagdag på 6 undervisningsenheter = 4,50 time

Hele dager blir hele dager uansett om eleven har to eller åtte undervisningsenheter den dagen.

For elever som ikke har full timeplan, kan rektor bestemme om fraværet bare skal føres som timefravær eller om timefravær som faller på en dag kan samles til hele dager. Her vil avviket fra full timeplan og årsaken til avviket spille en rolle.

Oversikter, fraværsprosent i Skolearena og Varsler.

Det er viktig å legge merke til at elevene selv styrer ulike filtre i oversiktene i Skolearena. Eleven kan f.eks. velge å bare se fravær som er registrert med verdien Ja i feltet som heter Opptelling. Som regel vil systemet (browseren) huske hvilke valg som var aktive sist og bruke disse når Skolearena åpnes igjen.

Et problem i Skolearena er den verdien som settes opp som fraværsprosent i de ulike fagene. Her er det to mulige feil.

Det ene feilen er gammel. Skolearena tar utgangspunkt i antall undervisningstimer som faget skal ha i løpet av hele terminen. Varsler som faglærere sender ut må ta utgangspunkt i situasjonen slik den er der og da. En elev som f.eks. i løpet av terminens første fire uker har vært borte i en fjerdedel av timene, har da et fravær på 25 % av de timene som er gjennomført. Det er et bekymringsfullt stort fravær. Dersom elevene fortsetter slik - og det ikke er gode grunner for fraværet (f.eks. kvotefravær eller alternativ elevaktivitet) - er faglærers grunnlag for å sette riktig karakter for dårlig. Dersom elevene fra og med femte uke er med på alle timer i faget, vil det for hele terminen bare bli et fravær på ca 5 % og grunnlaget for å sette riktig karakter er langt bedre. Dersom det er "gode grunner" for fraværet kan det settes inn tiltak som styrker faglærers grunnlag for å sette riktig karakter.

En annen feil i Skolearena skyldes de ulike lengder på undervisningsenhetene. Skolearena ble opprinnelig laget med basis i at alle fag hadde undervisningsenheter på 45 minutter. Når det nå er åpnet for ulike undervisningsenheter der alt skal angis som en desimalbrøk av timer på 60 minutter, må regnestykkene bak den oppgitte fraværsprosenten endres. Det har ikke kommet på plass.